HomeMy Public PortalAbout2021-08-05 - RG - 226-21 Sur la gestion contractuelle de la Municipalité de WottonInitiales
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RÈGLEMENT 226-21
RÈGLEMENT SUR LA GESTION CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE WOTTON
ATTENDU QUE le Règlement numéro 212-19 sur la gestion contractuelle a été adoptée par la
Municipalité le 7 octobre 2019, conformément à l’article 938.1.2 du Code municipal du Québec;
ATTENDU QUE l’entrée en vigueur du projet de la loi 67 qui prévoit que pour une période de
trois ans à compter du 25 juin 2021, le règlement de gestion contractuelle de toute
municipalité, doit prévoir des mesures qui, aux fins de la passation de tout contrat qui comporte
une dépense inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une
demande de soumission publique, favorisent les biens et les services québécois et les
fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec;
ATTENDU QU’il y a lieu de modifier le règlement sur la gestion contractuelle de la municipalité
en conséquence;
ATTENDU QU’un avis de motion du présent règlement a été dûment donné par Donald
Grimard de la séance ordinaire du conseil tenue le 5 juillet 2021 et que le projet de règlement
a été déposé à cette même séance;
EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR GHISLAIN DROUIN, APPUYÉ PAR DONALD GRIMARD ET RÉSOLU
À L’UNANIMITÉ DES CONSEILLERS DE DÉCRÉTER CE QUI SUIT :
QUE la Municipalité de Wotton adopte le Règlement sur la gestion contractuelle, laquelle se lit
comme suit :
ARTICLE 1 PRÉAMBULE
Le préambule fait partie intégrante de la présente procédure.
ARTICLE 2 OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE
Le présent règlement constitue le règlement sur la gestion contractuelle instaurant les
mesures exigées en vertu de l’article 938.1.2 du Code municipal du Québec (L.R.Q. c. C27.1),
et vise à promouvoir la transparence et une saine gestion dans l’octroi des contrats
municipaux, le tout dans le respect des règles relatives à l’adjudication de tels contrats
prévus dans les lois qui régissent le fonctionnement des organismes municipaux. Ainsi, la
Municipalité instaure par le présent règlement, des mesures visant à :
a) Favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des
offres ;
b) Assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme
(RLRQ, c. T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes (RLRQ, c. T-11.011, r.0.2)
c) Prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption ;
d) Prévenir les situations de conflits d’intérêts ;
e) Prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et
l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui
en résulte ;
f) Encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un
contrat ;
g) Favoriser la rotation des éventuels cocontractants à l’égard des contrats qui
comportent une dépense de 25 000$ et plus, mais inférieurs au seuil ajusté par
règlement ministériel obligeant à l’appel d’offres public.
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Ce règlement prévoit également les règles d’attribution des contrats qui comportent une
dépense inférieure au seuil ajusté par règlement ministériel obligeant à l’appel d’offres
public.
ARTICLE 3 RÈGLES PARTICULIÈRES D’INTERPRÉTATION
Le présent règlement ne doit pas être interprété :
a) De façon restrictive ou littérale ;
b) Comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de contracter de gré à gré,
dans les cas où la loi lui permet de la faire.
Les mesures prévues au présent règlement doivent s’interpréter :
• Selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à
reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter
à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122)
reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de
proximité et donnant aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs
attributions ; • De façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les
démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant
de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille
de la Municipalité.
ARTICLE 4 TERMINOLOGIE
À moins que le contexte l’indique autrement, les mots et expressions utilisées dans le
présent règlement ont le sens suivant :
« Appel d’offres » : Appel d’offres public ou sur invitation exigé par les
articles 935 et suivants du Code municipal du Québec ou
le règlement adopté en vertu de l’article 938.0.1 du Code
municipal du Québec. Sont exclues de l’expression « appel
d’offres », les demandes de prix qui sont formulées
lorsqu’un appel d’offres n’est pas requis par la loi ou par
le présent règlement.
« Contrat de gré à gré » : Tout contrat de construction, d’approvisionnement ou de
services qui est conclu après une négociation entre les
parties sans mise en concurrence.
« Soumissionnaire » : Toute personne qui soumet une offre au cours d’un
processus d’appels d’offres.
ARTICLE 5 APPLICATION ET PORTÉE
5.1 Contrats non-assujettis
Les contrats de travail ne sont pas visés par le présent règlement.
5.2 Personne chargée d’appliquer le présent règlement
Le directeur général et secrétaire-trésorier (ci-après, la directrice générale) est
responsable de l’application du présent règlement.
5.3 Portée
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Le présent règlement lie les membres du conseil municipal, les fonctionnaires
municipaux ainsi que l’ensemble des intervenants internes et externes impliqués dans un
processus d’attribution et de gestion des contrats au sein de la Municipalité. Les
soumissions ainsi que les personnes (physiques, morales ou autres) retenues par la
Municipalité pour l’exécution d’un contrat sont également liés par le présent règlement
et sont tenus de la respecter.
ARTICLE 6 MESURES FAVORISANT LE RESPECT DES LOIS APPLICABLES QUI VISENT À
LUTTER CONTRE LE TRAQUAGE DES OFFRES
6.1 Dénonciation obligatoire d’une situation de collusion, de truquage, de trafic
d’influence, d’intimidation et de corruption
Tout élu municipal, fonctionnaire municipal de même que toute autre personne œuvrant
pour la Municipalité à qui est porté son attention une situation de collusion, de truquage, de
trafic d’influence, d’intimidation ou de corruption ou si ce dernier est témoin d’une telle
situation, doit obligatoirement la dénoncer au directeur général de la Municipalité ou, si la
situation en cause concerne cette personne, au secrétaire-trésorier adjoint.
6.2 Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, une déclaration (Annexe I) affirmant
que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication,
entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter
contre le truquage des offres.
6.3 Confidentialité et discrétion
Les membres du conseil municipal, les fonctionnaires municipaux ainsi que l’ensemble
des intervenants internes ou externes impliqués dans un processus d’attribution et de
gestion de contrats au sein de la Municipalité doivent en tout temps, et ce, même ava nt
ou après lesdits processus, faire preuve de discrétion et conserver, dans la mesure du
possible, la confidentialité des informations ayant été portées à leur connaissance quant
à tel processus.
Ils doivent notamment s’abstenir en tout temps de divulguer le nom des
soumissionnaires potentiels et leur nombre tant que lesdites soumissions n’ont pas été
ouvertes.
6.4 Obligation de confidentialité des mandataires et consultants chargés de
rédiger des documents ou d’assister la Municipalité dans le cadre du
processus d’appel d’offres
Tout mandataire ou consultant chargé par la Municipalité de rédiger des documents
d’appel d’offres ou de l’assister dans la cadre d’un tel processus doit, dans la mesure du
possible, préserver la confidentialité de son mandat, de tout travaux effectués dans le
cadre de ce mandat et de toute information portée à sa connaissance dans le cadre de son
exécution.
ARTICLE 7 MESURES VISANT À ASSURER LE RESPECT DE LA LOI SUR LA
TRANSPARENCE ET L’ÉTHIQUE EN MATIÈRE DE LOBBYISME ET DU CODE
DE DÉONTOLOGIE DES LOBBYISTE ADOPTÉ EN VERTU DE CETTE LOI
7.1 Inscription au registre des lobbyistes
À moins d’être inscrit au registre prévu à cette fin par la Loi sur la transparence et l’éthique
en matière de lobbyisme (L.R.Q. T-11.01), il est tristement interdit pour un soumissionnaire
ou un fournisseur d’avoir des communications orales ou écrites, ayant pour but d’influencer
un titulaire d’une charge publique, notamment lors de la prise de décision relativement :
a) À la tenue d’un processus d’appel d’offres, à son élaboration ou son annulation ;
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b) À l’attribution d’un contrat.
7.2 Déclaration relative aux activités de lobbyisme exercées auprès de la
Municipalité
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, une déclaration (Annexe I) affirmant que
ni lui, ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s’est livré à une
communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, en contravention à la Loi sir
la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. T-11.01), au Code de déontologie
des lobbyistes ou, si telle communication d’influence a eu lieu, qu’elle a été faite après que
toute inscription ait été faite au registre des lobbyistes lorsqu’elle est exigée en vertu de la
loi.
7.3 Conservation de l’information relative à une communication d’influence
Les membres du conseil municipal, les fonctionnaires municipaux de même que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité doivent conserver, le cas échéant, sous forme papier
ou sous format électronique, tous les documents, tels que les agendas, courriels, comptes
rendus téléphoniques, lettres, comptes rendus de rencontres, document de présentation,
offre de services, télécopies, etc. relatifs à toute communication d’influence effectuées par
une personne à leur endroit, que cette communication ait été faite ou non en conformité
avec la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
ARTICLE 8 MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR LES GESTES D’INTIMIDATION, DE
TRAFIC D’INFLUENCE OU DE CORRUPTION
8.1 Déclaration d’absence de collusion et de tentative d’influence ou de corruption
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, une déclaration (Annexe I) affirmant que
ni lui, ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s’est livré, dans le cadre
de l’appel d’offres, à des gestes d’intimidation, de trafic ou de corruption, à l’endroit d’un
membre du conseil municipal, d’un fonctionnaire municipal ou de toute autre personne
œuvrant pour la Municipalité.
8.2 Avantages à un fonctionnaire municipal, membre du conseil municipal ou
membre d’un comité de sélection
Il est strictement interdit à un soumissionnaire, un fournisseur ou un acheteur d’effectuer
des offres, des dons, des paiements, des cadeaux, des rémunérations ou de procurer tout
autre avantage qui serait susceptible d’influencer son indépendance de jugement dans
l’exercice de ses fonctions ou qui risque de compromettre son intégrité, à un membre du
conseil municipal, un fonctionnaire municipal ou à un membre du comité de sélection.
ARTICLE 9 MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR LES SITUATIONS DE CONFLIT
D’INTÉRÊTS
9.1 Déclaration d’intérêts du soumissionnaire
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration (Annexe I) mentionnant
s’il a personnellement, ou par le biais de ses administrateurs, actionnaires ou dirigeants, des
liens familiaux, financiers ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflits
d’intérêts, que ce soit directement ou indirectement, avec un membre du conseil municipal,
un fonctionnaire de la Municipalité ou un membre du comité de sélection.
L’existence d’un lien entre un soumissionnaire et un membre du conseil municipal, un
fonctionnaire municipal ou un membre du comité de sélection n’entraine pas le rejet
automatique de la soumission.
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9.2 Déclaration d’intérêts des membres du conseil, fonctionnaire et autres
Tout membre du conseil municipal, tout fonctionnaire municipal, de même que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité, impliqué dans la préparation de documents
contractuels ou dans l’attribution de contrats, doit énoncer (Annexe I), le plus tôt possible,
l’existence de tout lien familiaux (incluant le conjoint et les personnes à la charge du
principal dirigeant ou de son conjoint) et de tout intérêt dans une personne morale, société
ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Municipalité.
L’intérêt pécuniaire minime n’est pas visé par les mesures décrites ci-dessus.
ARTICLE 10 MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR TOUTE AUTRE SITUATION
SUSCEPTIBLE DE COMPROMETTRE L’IMPARTIALITÉ ET L’OBJECTIVITTÉ DU
PROCESSUS DE DEMANDE DE SOUMISSION ET DE LA GESTION DU CONTRAT
QUI EN RÉSULTE
10.1 Loyauté
Tout membre du conseil et tout fonctionnaire municipal doit s’abstenir, en tout temps, de se
servir de ses fonctions afin de favoriser l’octroi en faveur d’un soumissionnaire en
particulier.
10.2 Normes d’éthique applicables
Tout fonctionnaire municipal qui intervient dans un processus contractuel doit contribuer
à maintenir l’image de la Municipalité, développer et maintenir de bonnes relations entre la
Municipalité et ses fonctionnaires, et ce, en faisant preuve d’impartialité et en respectant les
règles d’éthique dans l’accomplissement de ses fonctions reliées à ce processus contractuel
municipal.
Sans limiter la généralité de ce qui précède, les fonctionnaires municipaux doivent, en tout
temps, notamment :
• Assurer la transparence dans le traitement des dossiers contractuels :
• Faire en sorte d’appliquer le présent règlement dans le meilleur intérêt de la
Municipalité et de ses citoyens ;
• Assurer un traitement équitable à tous les fournisseurs ;
• Éviter toute situation de conflits d’intérêts ou d’apparence de conflits d’intérêts et
toute situation qui pourrait entraîner des avantages personnels ;
• Prévenir toute situation de favoritisme, de malversation, d’abus de confiance ou
autres formes d’inconduite ;
• N’accepter, ne recevoir ou ne solliciter en aucun cas, pour quiconque y compris lui-
même, des gratifications, des avantages, des dons ou autres marques d’hospitalité,
qu’elle que soit sa valeur en échange d’une prise de position qu’il doit prendre, qui
est susceptible d’influer sur son indépendance de jugement ou de risque de
compromettre son intégrité ;
• Prévenir l’utilisation inappropriée des ressources de la Municipalité.
10.3 Liste des sous-traitants
Afin de limiter toute collusion possible, tout soumissionnaire doit produire, s’il y a lieu, une
liste des sous-traitants qu’il projette de retenir pour l’exécution de certaines tâches. La
réalisation du contrat et des obligations qui en découlent, incluant les exigences relatives à
la qualité, demeure sous la responsabilité du soumissionnaire. Le soumissionnaire demeure
seul responsable envers la Municipalité des actes relativement au contrat.
10.4 Comité de sélection
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10.4.1 Délégation du pouvoir de nommer les membres du comité de sélection
chargés de l’analyse des offres
Dans le but de conserver la confidentialité de l’identité des membres du comité
de sélection, le conseil municipal délègue au directeur général le pouvoir de
procéder à la nomination de tout membre du comité de sélection chargé
d’analyser les offres dans le cadre d’un appel d’offres utilisant des critères
autres que le seul prix, selon le processus prescrit par la loi.
10.4.2 Membres d’un comité de sélection
Tout comité de sélection ainsi formé par le directeur général doit être composé
d’au moins trois (3) personnes qui ne sont pas des membres du conseil
municipal et dont au moins un membre provient d’un service administratif
distinct de celui de la personne responsable du dossier.
10.4.3 Nomination d’une secrétaire
Les membres du comité de sélection sont assistés par un (1) secrétaire, désigné
par le directeur général, lequel est chargé d’assurer l’équité, l’impartialité et
l’uniformité du processus d’évaluation et de sélection. Bien qu’il coordonne les
travaux du comité, le secrétaire n’évalue pas les soumissions.
10.4.4 Déclaration et engagements des membres et du secrétaire de comité
Avant que ne débutent les travaux du comité de sélection, chacun des membres,
ainsi que le secrétaire, doit signer une déclaration solennelle (Annexe III)
attestant ce qui suit :
• Il n’a aucun intérêt direct ou indirect dans le processus d’adjudication
du contrat et il s’engage à prendre toutes les précautions raisonnables
pour éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts et à
dénoncer une telle situation, le cas échéant ;
• Il s’engage à préserver la confidentialité du mandat qui lui a été confié,
des délibérations du comité de sélection, de même que de toute
information dont il prendre connaissance dans le cadre de son mandat ;
• Il s’engage à analyser chacune des soumissions selon les exigences et
critères mentionnés dans les documents d’appel d’offres, sans partialité,
faveur ou considération et à compléter, préalablement à l’évaluation en
comité de sélection, une analyse individuelle de chacune des
soumissions reçues.
Les fonctionnaires municipaux doivent préserver la confidentialité de l’identité
des membres de tout comité de sélection.
ARTICLE 11 RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS
11.1 Généralités
La Municipalité respecte les règles d’adjudication des contrats prévues dans les lois qui la
régissent, dont le Code municipal du Québec. De façon plus particulière :
a) Elle procède par appel d’offres sur invitation lorsque la loi ou le règlement adopté
en vertu de l’article 938.0.1 du Code municipal du Québec impose un tel appel
d’offres, à moins d’une disposition particulière à l’effet contraire prévue au présent
règlement ;
b) Elle procède par appel d’offres public dans tous les cas où un appel d’offres public
est imposé par la loi ou le règlement adopté en vertu de l’article 938.0.1 du Code
municipal du Québec ;
c) Elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui
permet de le faire ;
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d) Elle obtient au préalable, des prix auprès d’au moins deux entreprises ou
fournisseurs avant de procéder à l’octroi de contrats de gré à gré, lorsque possible.
Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la
Municipalité d’utiliser tout mode de mise en concurrence pour l’attribution d’un contrat,
même si elle peut légalement procéder de gré à gré. Le directeur général détermine le
processus de mise en concurrence.
11.2 Contrats non assujettis ou exemptés
Pour certains contrats, la Municipalité n’est assujettie à aucune procédure particulière de
mise en concurrence (appel d’offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut
avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la Municipalité, de procéder de gré à gré
pour ses contrats. Il s’agit notamment, de contrats :
a) Qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d’appel d’offres (contrats
autres que des contrats d’assurance, fourniture de matériel ou de matériaux, services
et exécution de travaux) ;
b) Expressément exemptés du processus d’appel d’offres (notamment ceux énumérés à
l’article 938 du Code municipal du Québec et les contrats de services professionnels
nécessaires dans le cadre d’un recours devant un tribunal, organisme ou une
personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles) ;
c) D’assurance, pour l’exécution de travaux, pour la fourniture de matériel ou de
matériaux ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une
dépense inférieure à 25 000$.
11.3 Contrats pouvant être conclus de gré à gré
Conformément au 4e alinéa de l’article 938.1.2 du Code municipal du Québec, la Municipalité
peut conclure, de gré à gré tout contrat de services professionnels, comportant une dépense
d’au moins 25 000$ mais inférieurs au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être
adjugé qu’après demande de soumissions publique décrétée par règlement ministériel,
toutes taxes incluses.
11.4 Mesures visant à favoriser les biens et les services québécois et les
fournisseurs, assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au
Québec
Avant l’octroi de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil de la dépense
d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique, la
municipalité identifie les entreprises en mesure de fournir des biens et services québécois
susceptibles de répondre à ces besoins.
Sauf circonstances particulières ou pour des motifs de saine gestion, une fois ces entreprises
identifiées, la municipalité favorise l’octroi du contrat à une entreprise en mesure de fournir
des biens et services québécois.
À défaut de pouvoir identifier des entreprises en mesure de fournir des biens et services
québécois pour répondre à ses besoins, la municipalité doit favoriser l’octroi d’un contrat
visé au présent article, à un assureur ou un entrepreneur ayant un établissement au Québec,
sauf circonstances particulières ou pour des motifs de saine gestion.
11.5 Clauses de préférence – Achats locaux
La Municipalité souhaite encourager le commerce local afin de favoriser les retombées
économiques locales.
Un contrat peut être conclu de gré à gré à un fournisseur local n’ayant pas nécessairement
offert le prix le plus bas, à condition que, à qualité au moins équivalente, son offre n’excède
pas 5% de plus que le meilleur prix soumis par un fournisseur extérieur à la Municipalité
dans les cas de contrats inférieurs à 25 000$, toutes taxes incluses, et de 2,5% du meilleur
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prix pour les contrats se situant entre 25 000$ et le seuil ajusté par règlement ministériel
obligeant à l’appel d’offres public, toutes taxes incluses.
La Municipalité peut notamment prioriser, dans l’ordre qui suit, le fournisseur ayant une
place d’affaires dans les limites du territoire, aux fins de favoriser l’achat local :
1. De la Municipalité de Wotton ;
2. De la MRC des Sources ;
3. De la région de l’Estrie ;
4. De la province de Québec.
11.6 Clauses de préférence – Achat écoresponsable
La Municipalité souhaite favoriser un approvisionnement qui est caractérisé par la
préservation de l’environnement et des ressources naturelles.
Un contrat peut être conclu de gré à gré à un fournisseur qui offre des choix de produits et
services qui minimisent l’exploitation et la consommation des ressources naturelles, évitant
la production de déchets et réduisent les risques de contamination des milieux de vie qui
découlent des habitudes de consommation et n’ayant pas nécessairement offert le prix le
plus bas, à condition que, à qualité au moins équivalente, son offre n’excède pas 5% de plus
que le meilleur prix soumis par un autre fournisseur dans les cas de contrats inférieurs à
25 000$, toutes taxes incluses, et de 2,5% du meilleur prix pour les contrats se situant entre
25 000$ et le seuil ajusté par règlement ministériel obligeant à l’appel d’offres public, toutes
taxes incluses.
ARTICLE 12 IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES
12.1 Responsable de l’appel d’offres
Dans le cadre d’un appel d’offres, tout soumissionnaire doit, pour tout renseignement,
s’adresser uniquement au responsable identifié dans les documents d’appel d’offres.
12.2 Dénonciation
Tout membre du conseil municipal, tout fonctionnaire municipal, de même que toute autre
personne œuvrant pour la Municipalité, doit, dès qu’il en est informé, dénoncer l’existence
de toute situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus
d’appel d’offres et de la gestion du contrat qui en résulte.
ARTICLE 13 MESURES VISANT À ENCADRER LA PRISE DE TOUTE DÉCISION AYANT POUR
EFFET D’AUTORISER LA MODIFICATION D’UN CONTRAT
13.1 Modification aux contrats
La modification à un contrat, qu’elle entraîne ou non une dépense supplémentaire ne peut
être autorisée, sauf dans le cas où cette modification constitue un accessoire à celui-ci et n’en
change pas la nature.
Les critères suivants doivent être utilisés pour déterminer le caractère accessoire d’une
modification :
• La modification ne change pas la nature du contrat ;
• L’objet de la modification vise à corriger une situation qui survient en cours
d’exécution du contrat et qui n’avait pas été prévue au moment de son attribution ;
• La modification constitue un accessoire au contrat; est accessoire ce qui intiment
liée à l’objet du contrat et est nécessaire à sa réalisation ;
• L’exécution de la modification par un autre fournisseur nuirait à l’exécution efficace
et à la saine administration du contrat en cours.
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Pour toute demande de modification à un contrat, le responsable du projet doit présenter
une demande écrite expliquant la modification et l’impact budgétaire et en soumettre une
copie au directeur général. Il étudiera la demande de modification présentée et soumettra
une recommandation au conseil municipal, expliquant la modification et l’impact budgétaire.
13.2 Gestion des dépassements des coûts
En cas d’imprévu et s’il devient nécessaire de modifier un contrat en cours de réalisation, les
règles suivantes doivent être respectées :
1) La modification doit être accessoire au contrat et ne pas en changer la nature ;
2) La modification à un contrat doit préalablement être soumise au responsable de l’appel
d’offres par écrit pour ensuite être approuvée par celui-ci avant d’être exécutée ;
3) Un fonctionnaire ne peut autoriser une modification à un contrat entraînant un
dépassement de coûts que dans la mesure où il respecte les seuils autorisés par le
règlement de délégation du pouvoir de dépense en vigueur, auquel cas, il doit émettre un
bon de commande ;
i) Tout dépassement de moins de 4 000$ doit être autorisé, par écrit, par le directeur
général pour l’achat de bien ;
ii) Tout dépassement de moins de 4 000$ doit être autorisé, par écrit, par le directeur
général pour les services professionnels ;
iii) Tout dépassement de moins de 25 000$ doit être autorisé, par écrit, par le
directeur général pour les services autres que professionnels ;
iv) Tout dépassement supérieur aux montants énumérés ci-haut doit être autorisé par
résolution du conseil municipal.
La présente disposition n’a pas pour effet d’empêcher qu’un contrat puisse être conclu de
manière urgente. Dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la
santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, le maire
peut passer outre aux présentes règles et adjuger le contrat nécessaire afin de pallier la
situation.
13.3 Variation des quantités unitaires
Lorsqu’un contrat est basé sur des prix unitaires, la variation de ces quantités ne constitue
pas une modification, dans la mesure où cette variation est inférieure à 20%, toutes taxes
incluses.
Lorsqu’un contrat d’approvisionnement est basé sur des prix unitaires et que les quantités
estimées sont basées sur la moyenne des trois (3) dernières années, la variation des
quantités estimées ne constitue pas une modification de contrat.
13.4 Disponibilité budgétaire
Il est de la responsabilité du directeur du service responsable du projet, avec l’aide du
directeur général, de s’assurer que les budgets disponibles sont suffisants.
ARTICLE 14 MESURES POUR ASSURER LA ROTATION DES ÉVENTUELS
COCONTRACTANTS
14.1 Rotation des fournisseurs
Lors de l’attribution de contrats de gré à gré comportant une dépense de 25 000$ et plus,
mais inférieur au seuil ajusté par règlement ministériel obligeant à l’appel d’offres public,
l’alternance entre les fournisseurs potentiels est favorisée.
La rotation des fournisseurs potentiels ne doit toutefois pas se faire au détriment de la saine
gestion des dépenses publiques.
14.2 Liste des fournisseurs
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Afin de faciliter la rotation des fournisseurs, les fonctionnaires municipaux peuvent
consulter la liste des fournisseurs de la Municipalité ou toute autre source d’information
pour identifier les fournisseurs offrant les biens ou les services recherchés.
ARTICLE 15 DROIT DE NON-ATTRIBUTION D’UN CONTRAT
Aucune disposition du présent règlement ne peut s’interpréter comme limitant le pouvoir
de la Municipalité d’accepter ou de refuser une soumission pour quelque motif que ce soit.
En toutes circonstances, la Municipalité ne s’engage à retenir aucune des soumissions
présentées y compris la plus basse ou celle ayant reçu le plus haut pointage. La Municipalité
n’encourt aucune responsabilité à cet égard envers qui que ce soit et n’est pas tenue de
motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission.
ARTICLE 16 GESTION DES PLAINTES
La Municipalité délègue la tâche de responsable de la gestion des plaintes au directeur
général. Son rôle consiste à recevoir les plaintes au sujet de pratique suspecte, de situation
de collusion, de truquage, de trafic d’influence, d’intimidation et de corruption, tant de la
part des membres du conseil municipal, des fonctionnaires municipaux que des citoyens et
soumissionnaires s’estimant lésés.
Le directeur général voit au traitement de ladite plainte et recommande les ajustements
nécessaires à apporter, le cas échéant.
Les services impliqués dans le traitement des plaintes doivent conserver la confidentialité
de l’identité de la personne qui a déposé une plainte.
ARTICLE 17 SANCTIONS
13.1 Fonctionnaire municipal
Toute contravention au présent règlement par un fonctionnaire municipal est passible de
sanctions disciplinaires modulées en fonction du principe de la gradation des sanctions et
en fonction de la gravité de la contravention commise par le fonctionnaire.
17.2 Membre du conseil municipal
Toute contravention au présent règlement par un membre du conseil municipal est passible
de sanctions prévues aux différentes lois applicables, notamment au Code municipal du
Québec.
17.3 Mandataires, adjudicataire, fournisseur ou consultant
Sous réserve de tous les droits et recours dont dispose la Municipalité et en outre de toute
pénalité pouvant être prévue au contrat, le mandataire, adjudicataire, fournisseur ou
consultant qui contrevient au présent règlement peut voir son contrat être résilié
unilatéralement par la Municipalité. Celui-ci peut également être exclu de tout processus
d’octroi de contrat gré à gré ou sur invitation.
17.4 Soumissionnaire
Sou réserve de tous les droits et recours dont dispose la Municipalité, le soumissionnaire qui
contrevient au présent peut voir sa soumission rejetée et peut être exclu de tout processus
d’octroi de contrat gré à gré ou sur invitation, et ce, pour une période à être déterminée par
le conseil municipal.
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ARTICLE 18 ABROGATION DE LA POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Le présent règlement remplace la Politique de gestion contractuelle de la Municipalité de
Wotton adoptée le 6 décembre 2010 (résolution no 1012-1011) et réputée, depuis le 1er
janvier 2018, un règlement sur la gestion contractuelle en vertu de l’article 278 de la Loi
visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de
proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs.
ARTICLE 19 ENTRÉE EN VIGUEUR
Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi.
ADOPTÉ
___________________________________________ ___________________________________________
Jocelyn Dion Marcel Boisvert
Maire Directeur général et secrétaire-trésorier
CERTIFICAT DE PUBLICATION
Je, soussignée, Marcel Boisvert, directeur général et secrétaire-trésorier de la Municipalité de
Wotton, certifie sous mon serment d’office avoir publié l’avis public concernant l’adoption du
règlement no226-21, en affichant une copie à chacun des endroits désignés par le conseil le 2
aout 2021.
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Marcel Boisvert
Directeur général et Secrétaire-trésorier
Date de l’avis de motion 5 juillet 2021
Présentation du projet de règlement 5 juillet 2021
Date de l’adoption du règlement 2 aout 2021
Date de publication 4 août 2021
Entrée en vigueur 5 août 2021
Transmission au MAMH 5 août 2021
Publication sur le site Internent de la Municipalité 5 août 2021
Initiales
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Maire
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DG
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ANNEXE I
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE
Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire _______________________________,
déclare solennellement que :
1) La présente soumission a été préparé et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication,
entente ou arrangement avec toute personne, en contravention à toute loi visant à lutter contre le
truquage des offres, et sans limiter la généralité de ce qui précède, relativement :
• Aux pris ;
• Aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix ;
• À la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ;
• À la présentation d’une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres ;
• En ce qui concernant les détails liés à la qualité, à la quantité, aux spécifications ou à la
livraison des biens ou des services visés par l’appel d’offres.
2) Ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne s’est livré à
une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat en contravention à la Loi sur la
transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. T-11.01), au Code de déontologie des
lobbyistes ou, si telle communication d’influence a eu lieu, qu’elle a été faite après que toute
inscription ait été faite au registre des lobbyistes, lorsqu’elle est exigée en vertu de la loi.
3) Ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne s’est livré à
des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption, à l’endroit d’un membre du conseil
municipal, d’un fonctionnaire municipal ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité
dans le cadre de la présente demande de soumissions.
4) À ma connaissance et après vérifications sérieuses, ni moi ni aucun des collaborateurs,
représentants ou employés du soumissionnaire n’a tenté de communiquer ou communiqué avec un
membre du comité de sélection, dans le but de l’influencer ou d’obtenir de l’information
relativement à l’appel d’offres, et ce, dans le cas où un tel comité est chargé d’étudier la soumission.
5) Le soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire déclare (cocher l’une ou l’autre des
déclarations suivantes) :
I. ▢ Qu’il n’a personnellement, ni aucun de ses administrateurs, actionnaires ou dirigeants,
de liens familiaux, financiers, d’affaires ou autres liens susceptibles de créer une apparence de
conflit d’intérêts, directement ou indirectement, avec un membre du conseil municipal, un
fonctionnaire de la Municipalité ou un membre d’un comité de sélection ;
OU
II. ▢ Qu’il a personnellement, ou par le biais de ses administrateurs, actionnaires ou
dirigeants, des liens familiaux, financiers, d’affaires ou autres liens susceptibles de créer une
apparence de conflit d’intérêts, directement ou indirectement avec un membre du conseil
municipal, un fonctionnaire ou un membre d’un comité de sélection :
Noms Nature du lien ou de l’intérêt
6) Je sais que la soumission dans le cadre de cet appel d’offres peut être disqualifiée et rejetée en cas
de défaut de produire la présente déclaration du soumissionnaire.
7) Je suis autorisé(e) par le soumissionnaire à signer la présente déclaration et à présenter, en son
nom, la soumission qui y est jointe.
8) J’ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration.
________________________________________ _____________________________________ _____________________________
Signature de la personne autorisée Nom en lettre moulée Date
Assermenté(e) devant moi à _________________ ce __________ jour de ___________________ 20____
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Initiales
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Maire
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DG
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Commissaire à l’assermentation pour le Québec
ANNEXE II
DÉCLARATION D’INTÉRÊT D’UN FONCTIONNAIRE MUNICIPAL
[FONCTIONNAIRE MUNICIPAL PARTICIPANT À UN PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES
AUTRE QU’UN COMITÉ DE SÉLECTION OU À L’OCTROI D’UN CONTRAT GRÉ À GRÉ]
Numéro de l’appel d’offre ou du contrat : ____________________________________________________________
Nom de l’appel d’offre ou du contrat : _________________________________________________________________
1) Je déclare :
Que ma participation à un processus d’appel d’offres ou à l’octroi du contrat pour la
Municipalité est susceptible de créer les situations de conflits d’intérêts suivantes :
Description du conflit d’intérêt potentiel : ____________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________
2) Je possède des liens familiaux (incluant le conjoint et les personnes à la charge du principal
dirigeant ou de son conjoint), des intérêts pécuniaires ou des liens d’affaires, avec les personnes
morales, sociétés, entreprises suivantes ou leurs employés qui sont fournisseur ou
soumissionnaire auprès de la Municipalité dans le cadre du processus d’appel d’offres ou de
l’octroi du contrat ci-avant mentionné :
1. _______________________________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________________________
3. _______________________________________________________________________________________
4. _______________________________________________________________________________________
5. _______________________________________________________________________________________
Nom : ___________________________________________
Fonction : ___________________________________________
Date : ___________________________________________
Signature : ___________________________________________
Initiales
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Maire
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DG
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ANNEXE III
DÉCLARATION DU MEMBRE DE COMITÉ DE SÉLECTION ET DU SECRÉTAIRE DE
COMITÉ
[À REMPLIR IBLIGATOIREMENT AVANT TOUTE ANALYSE DES SOUMISSIONS]
Je, soussigné(e), _______________________________________ membre du comité de sélection [ou
secrétaire du comité] dument nommée à cette charge par le directeur général de la
Municipalité pour :
Numéro de l’appel d’offre ou du contrat :
____________________________________________________________
Nom de l’appel d’offre ou du contrat :
_________________________________________________________________
▢ Membre du comité
En vue de procéder à l’évaluation qualitative des soumissions dans le cadre de l’appel
d’offres précédemment mentionné (ci-après l’« appel d’offres ») :
▢ Secrétaire du comité
En vue d’assister le comité de sélection dans l’exercice des tâches dévolues dans son
processus d’évaluation qualitative des soumissions dans le cadre de l’appel d’offres
précédemment mentionné (ci-après l’« appel d’offres ») :
Déclare ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards.
1) J’ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration ;
2) Je m’engage, dans l’exercice de la charge qui m’a été confiée de juger les offres
présentées par les soumissionnaires selon les exigences et critères mentionnés
dans les documents d’appel d’offres, et ce, sans partialité, faveur ou considération,
selon l’éthique; [pour les membres du comité seulement]
3) Je m’engage également à procéder à l’analyse individuelle de la qualité de chacune
des soumissions conformes reçues, et ce, avant l’évaluation en comité de
sélection; [pour les membres du comité seulement]
4) Je m’engage à ne divulguer en aucun cas le mandat qui m’a été confié par la
Municipalité et à garder le secret des délibérations effectuées en comité;
5) Je déclare que je vais prendre toutes les précautions appropriées pour éviter de
me placer dans une situation potentielle de conflits d’intérêts et de n’avoir aucun
intérêt direct ou indirect dans l’appel d’offres, à défaut, je m’engage formellement
à dénoncer mon intérêt.
________________________________________ _____________________________________ _____________________________
Signature de la personne autorisée Nom en lettre moulée Date
Assermenté(e) devant moi à _________________ ce __________ jour de ___________________ 20____
________________________________________________________
Commissaire à l’assermentation pour le Québec