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Home My Public Portal About2023-10-11 - POL - 244-23 Politique de location des salles et locaux et infrastructuresInitiales ______________ Maire ______________ DG RÈGLEMENT 244-23 POLITIQUE DE LOCATION DES SALLES, DES LOCAUX ET DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES PRÉAMBULE La municipalité de Wotton est fière d'offrir à la fois à ses citoyens et à des organisations publiques et privées, l'accès à ses salles, locaux et infrastructures, facilitant ainsi l'organisation de divers évènements tels que des réunions, des rencontres, des formations, des cours, ou d'autres activités diverses. Veuillez noter que le règlement 244-23 vient abroger et remplacer les règlements précédents 158-15 et 200- 18, mettant à jour les directives en place pour une meilleure adéquation avec les besoins et attentes actuels. 1- OBJECTIFS Cette politique a pour objectifs de : • Établir clairement les critères de prêt et de location, y compris les responsabilités afférentes; • Clarifier les procédures opérationnelles ; • Garantir la préservation et la maintenance adéquate des équipements municipaux ; • Promouvoir une répartition équitable et harmonieuse des ressources disponibles ; 2- APPLICATION DE LA POLITIQUE La présente politique encadre la location et le prêt de divers espaces et équipements municipaux, dont, mais sans s’y limiter, la salle municipale, le centre multifonctionnel et le centre communautaire. Cela inclut également les installations de loisir extérieures telles que le terrain de balle, le terrain de tennis, et la piscine, ainsi que les éléments mobiliers tels que les tables et chaises. 3- CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ Les individus âgés de 18 ans et plus, ainsi que les organisations privées et publiques, peuvent solliciter la location des infrastructures municipales pour une variété d'activités. Cependant, en cas de non -respect des conditions stipulées dans le contrat de location, la municipalité se réserve le dr oit de résilier le contrat sans préavis et d'interdire toute future location à la partie concernée. 4- RESPONSABILITÉS DU LOCATAIRE Le locataire a pour obligations de : Compléter et soumettre le formulaire de demande de location, en désignant un individu responsable dans le cas des organisations ; Se conformer à la Loi sur le tabac et toutes les autres réglementations en vigueur. Il est notamment interdit de consommer ou de permettre la consommation de substances telles que le tabac, le cannabis et d'utiliser des vapoteuses/cigarettes électroniques dans les locaux municipaux. Tout manquement à ces règles entrainera des frais additionnels à la charge du locataire ; Veiller à restituer les locaux dans leur état initial après usage. En cas de non-respect de cette condition, des frais d'entretien seront facturés au locataire. Initiales ______________ Maire ______________ DG Les locataires sont également tenus responsables de tout dommage causé aux locaux ou au matériel durant la période de location et seront facturés pour les réparations nécessaire s. À défaut par le locataire de remettre la salle dans son état initial ou dans un état jugé satisfaisant par la municipalité, la procédure suivante s’applique : La municipalité informera le locataire de l’entretien à faire, effectuera cet entretien et facturera le locataire à raison de 50 $ de l’heure. 5- CONDITIONS DE LOCATION Paiement • Le paiement intégral du coût de location doit être effectué lors de la signature du contrat de location ou au plus tard 10 jours avant la date de location. • Dans le cas d'une location à long terme, le paiement sera effectué sur une base annuelle. Plages horaires disponibles • Début de journée : 7h00 à 16h00 • Fin de journée : 17h00 à 24h00 Annulation • Un remboursement complet sera effectué pour toute annulation survenue dans un délai de plus de 24 heures avant l'évènement. Aucun remboursement ne sera accordé pour les annulations annoncées moins de 24 heures à l'avance. Restrictions • L'accès est limité à l'espace loué et doit se faire durant les heures stipulées dans le contrat de location. Clés ou Accès via puce ou code • Le locataire doit récupérer et retourner les clés ou puce au secrétariat du bureau municipal situé au 396, rue Mgr L'Heureux, Wotton, durant les heures d'ouverture. En dehors de ces heures, les clés peuvent être déposées dans la chute à courrier située à proximité de la porte du bureau municipal. Révocation ou Suspension du Contrat • La municipalité se réserve le droit de suspendre ou de résilier le contrat en cas de force majeure, y compris, mais sans s'y limiter, les bris de tuyauterie, les problèmes de chauffage, les réquisitions gouvernementales pour des évènements tels que les élections ou référendums, ou toute autre situation jugée comme prioritaire par la municipalité. 6- TARIFICATION Les tarifs de location sont structurés comme suit : Tarif régulier : Destiné à l'ensemble des citoyens et organisations Tarif organisme : Destiné aux organismes reconnus Tarif activité sportive : Destiné aux activités sportives spécifiques Initiales ______________ Maire ______________ DG Endroit Tarif régulier Tarif organisme Tarif activité sportive Salle municipale 200 $ 100 $ 30 $ / heure Salle de l’Âge d’Or 60 $ 30 $ 30 $ / heure Centre communautaire (gymnase) 100 $ 50 $ 30 $ / heure Centre multifonctionnel (salle et patinoire) 300 $ 150 $ 30 $ / heure Centre multifonctionnel (salle seulement) 140 $ 70 $ 30 $ / heure Patinoire (surface bétonnée ou glace) 175 $ 85 $ 30 $ / heure Centre multifonctionnel (7 jours) 1 800 $ 900 $ * Taxes en sus. Ces prix s’appliquent pour chacun des périodes disponibles (Début de journée ou fin de journée) Montage et démontage inclus : Disponible uniquement pour la salle municipale et la petite salle du Centre multifonctionnel au tarif régulier. Supplément pour non-résidents : Un supplément de 50 $ par période de location sera appliqué pour les non-résidents. Tarification des Infrastructures Sportives Extérieures Usage gratuit pour les résidents : Les infrastructures sportives extérieures non surveillées peuvent être réservées gratuitement par et pour les résidents et les associations regroupant des résidents de Wotton (ex: terrain de tennis). Terrain de Balle Catégories des joueurs et options disponibles Partie de balle hebdomadaire Tournoi de balle Résidents mineurs (traçage de lignes non compris) Gratuit Gratuit Résidents majeurs ou non-résidents mineurs ou majeurs (traçage de lignes non compris) Gratuit 150 $ (max. une fin de semaine) Options supplémentaires Traçage des lignes par la municipalité (optionnel) 30 $ par partie 30 $ par partie Organismes reconnus Accès gratuit à une location annuelle Les organismes reconnus par la municipalité peuvent profiter, une fois par an, d'un accès gratuit à une salle ou infrastructure municipale pour une période maximale de 24 heures. Cette offre est conditionnelle à la disponibilité des lieux. Conditions pour l'accès gratuit : La demande doit être soumise par écrit au bureau municipal au moins 30 jours avant l'événement. Initiales ______________ Maire ______________ DG La demande doit mentionner le type d'événement justifiant l'accès gratuit. Voici la liste des organismes reconnus : • AFEAS • AGJOB • Chevaliers de Colomb • Club Optimiste • Conseil de gestion de la Fabrique • Corporation d’initiatives communautaires • FADOQ • Festival Country • La Fourmilière • Le Trident • Maison des Jeunes • Organismes parapublics domiciliés à Wotton (CPE, École Hamelin, etc.) • Société d’histoire et du patrimoine • Société de développement Locations gratuites pour certains événements Les organismes municipaux peuvent également accéder gratuitement à une salle ou infrastructure pour des événements spécifiques tels que : • Consultation publique • Levée de fonds • Activité ouverte à toute la population de Wotton Conditions pour l'accès gratuit : • La demande doit être soumise par écrit au bureau municipal au moins 30 jours avant l'événement. • La demande doit spécifier le type d'événement justifiant l'accès gratuit. • L'approbation est subordonnée à la disponibilité des espaces. Gratuité de Location pour les Comités Officiels de la Municipalité de Wotton Admissibilité à la Gratuité: Les comités officiels de la Municipalité de Wotton sont éligibles à l'utilisation gratuite des salles, des locaux et des infrastructures municipales, sous réserve de disponibilité et des termes de ce contrat. Demande de Réservation: Tout comité souhaitant bénéficier de cette gratuité doit soumettre une demande écrite au bureau municipal au moins 30 jours avant la date de l'événement ou de l'activité. Frais Exclus: La gratuité de location ne couvre pas les autres frais qui pourraient être asso ciés à l'utilisation des locaux, y compris mais sans s'y limiter, les coûts de nettoyage, de sécurité, ou tout autre frais opérationnel, à moins d'une décision contraire de la municipalité. Responsabilités Post-Utilisation: Les comités sont responsables de remettre les locaux dans leur état initial à la suite de leur utilisation, en conformité avec les politiques et règles de la municipalité. Permis d'alcool Note importante : Les frais de permis d'alcool ne sont pas inclus dans le coût de location. Si l'événement implique le service ou la consommation de boissons alcoolisées, le locataire doit : Obtenir un permis d'alcool auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeu x du Québec (RACJQ). Fournir une copie du permis à la municipalité avant l'événement. Initiales ______________ Maire ______________ DG Pour obtenir un permis, veuillez contacter : Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec • Adresse : 1, rue Notre-Dame Est, bureau 9.01, Montréal (Québec), H2Y 1B6 • Téléphone : 514 873-3577 ou 1 800 363-0320 • Site web : www.racj.gouv.qc.ca • Recommandation : Contactez la RACJQ au moins deux mois avant l'événement. 7- TARIFICATION POUR LOCATION ANNUEL Local Entreprise Organisme Petit local Tarif spécifié dans l’entente 175 $ / année Locaux réguliers Tarif spécifié dans l’entente 375 $ / année Baux à long terme Pour les locations à long terme, le locataire doit acquitter sa facture annuellement. Dans le cas où l'une des parties souhaite mettre fin à l’entente, un préavis écrit d'une durée de trois mois doit être fourni à l'autre partie. Ce délai permettra d'assurer une transition en douceur et d'éviter tout inconvénient potentiel lié à une cessation abrupte du contrat. _______________________________ ___________________________________ Jocelyn Dion Marcel Boisvert, Maire Directeur général et greffier-trésorier Avis de motion: 11 septembre 2023 Présentation du projet de règlement : 11 septembre 2023 Adoption: 10 octobre 2023 Publication: 11 0ct0bre FORMULAIRE DE DEMANDE DE LOCATION DES ESPACES ET INFRASTRUCTURES MUNICIPALES Cochez-la ou les cases (s) : □ Organisme reconnu par la municipalité □ Services municipaux □ non citoyen □ Activités sportives tarifées à l’heure □ Bénéficie de la gratuité de la salle (sous respect des exigences spécifiées) □ Autres demandeurs Nom de l’organisme demandeur : Nom de la personne responsable : Adresse : Téléphone : Adresse électronique : Identification / Description de l’activité : Date : Période Début de journée (7h00 à 16h00) Fin de journée (17h00 à 24h00) Heure de départ : Heure d’arrivé : Heure de départ : Nombre approximatif de participants : Permis d’alcool à demander : Oui : _______ Non : _______ Endroit Tarif régulier √ Tarif organisme √ Tarif activité sportive Salle municipale 200 $ 100 $ 30 $ / heure Salle de l’Âge d’Or 60 $ 30 $ 30 $ / heure Centre communautaire (gymnase) 100 $ 50 $ 30 $ / heure Centre multifonctionnel (salle et patinoire) 300 $ 150 $ 30 $ / heure Centre multifonctionnel (salle seulement) 140 $ 70 $ 30 $ / heure Patinoire (surface bétonnée ou glace) 175 $ 85 $ 30 $ / heure Centre multifonctionnel (7 jours) 1 800 $ 900 $ Chalets loisirs, Terrain de balle, Terrain de tennis, Piscine Sur demande Organiser par un comité municipal 0$ 0$ 0$ Taxes non incluses. Les prix indiqués sont valables pour chaque période de location disponible. Service de montage et démontage uniquement disponible pour certains lieux et sous certaines conditions. Un supplément de 50$ sera appliqué par jour de location pour les non-résidents. Soumission du formulaire : Envoyez ce formulaire dûment rempli accompagné de votre paiement à : Municipalité de Wotton, 396, rue Mgr l'heureux, Wotton, QC, J0A1N0. Téléphone : 819-828-2112, Télécopieur : 819-828-3594, Email : reception@wotton.ca Déclaration : Je certifie avoir lu et compris tous les termes et conditions de la Politique de location des salles et infrastructures municipales. Je m’engage à respecter le tri des déchets et à utiliser de manière responsable les équipements mis à disposition. Je suis conscient(e) que des frais supplémentaires peuvent m'être facturés si les régulations ne sont pas respectées. __________________________________ _______________________ Signature Date